Beim Begriff Zeiterfassung fällt mir spontan das Formular ein, mit dem ich am ersten Tag meiner Ausbildung konfrontiert wurde. Viertelstündlich wurde jede Arbeit festgehalten, an der ich gearbeitet habe, um trotzdem manchmal am Ende des Tages festzustellen, dass manche Dinge mehr Zeit in Anspruch nahmen, wie zuvor kalkuliert wurde. Was damals eher als Schikane und Kontrolle empfunden wurde, hatte natürlich schon einen tieferen Sinn. Und natürlich muss ich mir heute bei der Kalkulation eines Auftrags immer die Frage stellen, wie lange ich für die Abwicklung eines Auftrags brauche. Hier hilft mir zum Einen meine Erfahrung, noch besser weiß ich es allerdings für zukünftige Kalkulationen, wenn ich auf eine exakte Zeit-Dokumentation vergleichbarer Projekte zurückgreifen kann.

Aber wie dokumentiere ich die Zeit, die ich für einen Kunden/ein Projekt investiert habe?

Es gibt mehrere Möglichkeiten:

  1. Das Prinzip Pi-mal-Daumen. Das kann funktionieren oder ganz brutal in die Hose gehen.
  2. Von Hand aufschreiben. Zum einen entspricht das nicht unbedingt den Möglichkeiten, die man heute hat, es leert nicht den Schreibtisch und spätestens zur Rechnungsstellung müssen alle Zeiten manuell erfasst,  zusammengerechnet und digital übertragen werden.
  3. Gleich digital erfassen. Fragt sich nur wo und wie?

Da ich nicht alleine mit der Frage bei Punkt drei bin, habe ich einige Werkzeuge ausprobiert, die ich hier kurz vorstellen möchte:

toggl – eine einfache Lösung zur Zeiterfassung

© Toggl.com

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toggl macht genau das, was es soll. Es erfasst Zeit. In der kostenlosen Variante sind die Möglichkeiten natürlich eingeschränkt, aber man kann durchaus damit arbeiten. Die Zeit kann auf Clienten und auf Projekte erfasst werden. Ein Auswertungs-Dashboard erstellt auf Wunsch ein PDF für Client und/oder Projekt für den gewünschten Zeitraum. Das PDF kann wiederum dem Kunden bei der Rechnungsstellung mitgeliefert werden. So ist transparent abgebildet, für welche Tätigkeiten wie viel Zeit aufgewendet wurde. Tolle Sache, wie ich finde.

Die kostenpflichtige Version habe ich bisher noch nicht vermisst. Die wird dann relevant, wenn verschiedene Mitarbeiter am gleichen Projekt arbeiten und Zeiten getrennt erfasst aber zusammen berechnet werden sollen. Ab dem Starterpaket für 9 € pro User/Monat können Projekt-Termine in öffentliche Kalender übernommen und den einzelnen Projekten Stundensätze zugewiesen werden.

Die Sprache von toggl ist englisch. Die Bedienung aus meiner Sicht allerdings intuitiv. Also ich habe alles gefunden, was ich benötigt habe. Diese Lösung habe meinem Mann empfohlen, der sie für seine Zeiterfassung erfolgreich einsetzt.

Teamgrid – die fortschrittliche Agentursoftware

© teamgridapp.com/

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Also bevor ich anfange, muss ich festhalten, dass ich die Produkt-Beschreibung für falsch halte, weil ich der Meinung bin, dass auch Nichtagenturen hervorragend mit teamgrid arbeiten können.

Ist Teamgrid eine Trello-Alternative?

Kann man so machen, wenn man Trello noch nicht einsetzt. Ich möchte das aber im Moment noch nicht, externe Kunden auf meiner Tracking-Lösung mit Kundendaten? Auch dieses Zeiterfassungs-Werkzeug ist dafür gedacht, Zeiten auf Projekte oder auf Kunden zu tracken, um sie später weiterberechnen zu können. Rein optisch hat mich Teamgrid sofort angesprochen. Man kann die Lösung kostenlos ausprobieren und das war natürlich schon klasse, weil der komplette Leistungsumfang frei ist.

Zeit erfassen macht Laune

Einfach ein To-Do anlegen und in den Tracker schieben, schon geht es los. Es können Listen für verschiedene Arbeitsbereiche angelegt und den einzelnen Aufgaben Termine zugewiesen werden. Wer bereits mit Trello arbeitet, findet sich hier sofort zurecht. Stundensätzen für Kunden können nur mit der Agency-Version für 15€ pro User/Monat realisiert werden. Im Prinzip kein Geld, aber da Teamgrid ja nicht die einzige kostenpflichtige Cloud-Lösung ist, die ich einsetze, habe ich auf diese Version erst einmal verzichtet und mich für die Professional-Version für 10€ entschieden. Mir reicht es aus, einem Projekt ein gewisses Zeitkontingent zuzuweisen und dann zu sehen, wie viel Zeit ich am Ende des Monats noch übrig habe. Ideal also für diejenigen, die mit Monatspauschalen arbeiten oder kalkulieren.

Die Auswertung ist aus meiner Sicht noch etwas verbesserungswürdig

Ist optisch zwar toll aufbereitet, aber wenn ich meine Monatsabrechnung mache, dann braucht es schon ein paar Clicks, bis ich meine erfassten Zeiten in eine Excel-Datei exportieren kann. Gleich gefunden habe ich es nicht. Das hat toggl aus meiner Sicht besser gelöst. Da gibt es wahlweise ein PDF oder CSV-Daten zur Weiterverarbeitung.

Durch die Möglichkeit, Kunden/Clienten anzulegen, könnte man Teamgrid fast schon als CRM einsetzen, aber eben nur fast. Kleinen Agenturen würde es wohl reichen, da sie alle Kontaktdaten hinterlegen können und auch im Stream abgebildet wird, welche Aktivitäten bei welchem Kontakt durchgeführt wurden. Bei vielen Kontakten wird das Ganze ganz sicher unübersichtlich. Nur soll man nie nie sagen. Ich probiere es einfach aus, denn anlegen muss ich die Kontakte ohnehin, um die Zeiten dem richtigen Kunden und Projekt zuzuordnen.

Wirklich gut gefällt mir, dass die Lösung deutschsprachig und der Support wirklich auf Zack ist. Die Chat-Funktion ist keine leere Wüste, sondern wer eine Frage hat, dem wird auch zeitnah geantwortet. Ganz dickes Plus von mir.

Weitere Tools, die ich gefunden habe:

timecamp – umfangreiches Tool zur automatischen Zeiterfassung, hat mich allerdings aufgrund seines Umfangs und der Einstellmöglichkeiten mehr verwirrt als mir Nutzen zu stiften. Die Optik und die Filtermöglichkeiten sahen mir zu datenbankmäßig aus. Das heißt nicht, dass die Lösung schlecht ist, aber zu mir passte sie nicht. Timecamp ist als kostenlose Lösung erhältlich, die kostenpflichtige Version beginnt bei 7$ pro Anwender.

harvest – Zeiterfassung und Rechnung erstellen in einem Tool. Eine ebenfalls englische Lösung, die Unternehmen die Rechnungserstellung und -verwaltung gleich mit abnimmt. Das Reporting sieht umfangreich aus. Die Möglichkeiten, an andere Software anzudocken auch. Ich möchte das eigentlich getrennt haben, bzw. nutze für die Rechnungserstellung eine Buchhaltungssoftware. Deshalb benötige ich diese Funktion nicht. Harvest habe ich nicht ausprobiert.

myhours – ganz das Gegenteil von timecamp, einfache Lösung aus Slovenien, gibt es auch als kostenlose Variante.

Fazit: Ich habe mich, wie oben schon steht, für die Professional-Version von Teamgrid entschieden, auch um mehr Disziplin in den Tagesablauf zu bringen.