Post-its, abfotografierte Notizen vom Collegeblock oder Whiteboard, „Flurfunk“, E-Mail-Reminder, Bookmarks, Einzellösungen für die Kontaktverwaltung, für die Terminplanung und/oder für das Projektmanagement. Die Möglichkeiten, seinem Arbeitsalltag Struktur zu geben, sowie mit Kunden und Kollegen zu kommunizieren, sind vielfältig und einige davon habe ich vor Kurzem auf den Prüfstand gestellt. Von wegen Social Collaboration. Anstatt sich sinnvoll zu ergänzen, stehen sich viele Tools eher gegenseitig im Weg. Geht es darum, Daten über Schnittstellen auszutauschen, wird es „interessant“, sollen die Daten auch auf Smartphone oder Tablet verfügbar sein, streiken viele Lösungen bereits. Und sollen etwa auch noch Mitarbeiter oder Kunden Zugriff auf bestimmte Bereiche bekommen, wird’s oft unlösbar. Ich wollte mich von solchen Innovations-Bremsen verabschieden und nahm in Kauf, dass mit einem Systemwechsel unter Umständen unbequeme Einschnitte in das bisher gewohnte Arbeitsmuster gemacht werden müssen. Geht doch irgenwie noch geht gar nicht mehr.

Also suchte ich nach Cloud-Lösungen, die den Arbeitsalltag erleichtern sollen, probierte sie aus, fand sie gut oder löschte sie gleich wieder. Cloud-Lösungen deshalb, weil ich für mich festgestellt habe, dass ich kein Interesse mehr daran habe, Software auf DVD im Schrank zu horten und jährlich um eine weitere Version zu erweitern. Hier deshalb meine persönlichen Erfahrungen für den Einsatz von Projektplanungs- und CRM-Werkzeugen:

Erste Baustelle: Projektplanung und Projektmanagement

Auf der Suche nach einem vernünftigen Projektplanungstool stößt man unweigerlich auf Basecamp. Zugegeben, ich mag es nicht. Ob es an der altbackenen Farbgebung liegt, oder an der für mich nicht immer nachvollziehbaren Struktur und dem Aufbau der Seiten. Es war mir in der alten Version unsympathisch und ist es auch in der neuen Version geblieben. Nichts desto trotz habe ich es eingesetzt und trotzdem meine Fühler nach Alternativen ausgestreckt. Dabei bin ich bei Trello hängengeblieben, was mit seiner Canban-Optik schon wesentlich moderner daherkommt und meiner Art und Weise, mich zu strukturieren, schon näher kam. Beide Tools bieten eine App an, die zuverlässig auf dem Smartphone zu bedienen ist. Mein Wunschtool in Sachen Projektmanagement soll schlank sein, übersichtlich und nicht nur auf einer Hierarchieebene arbeiten, sonst wird es ja gleich wieder unübersichtlich, wenn für jede Aufgabe ein eigenes Projekt eröffnet werden muss. Ein Austausch der Projektbeteiligten über eine Chatfunktion würde den e-Mail-Client entlasten, kürzere Reaktionszeiten mit sich bringen und wäre gleichzeitig eine Dokumentation, über was Absprachen getroffen werden müssen, bzw. wo es beim Projekt gerade hakt.

Zweite Baustelle: Kontaktverwaltung/CRM

Ok, da gibt es ja echt viele Lösungen. Wer es sich ganz einfach macht, setzt zum Verwalten seiner Kundenkontakte Excel oder Outlook  ein, bzw. speichert seine Kontakte bei Google oder in einem Exchange-Konto ab, dann sind die Daten zumindest schon mal mobil und plattformübergreifend verfügbar. Spätestens bei der Rechnungsstellung oder für Ansprachemaßnahmen wird es dann schon kompliziert. Noch komplizierter wird’s, wenn der Zugriff nicht nur für eine Person sondern für mehrere Mitarbeiter eingerichtet werden soll. Und richtig tricky ist es, wenn bei den Kontakten die stattfindende E-Mail-Korrespondenz abgebildet werden soll. Transparent und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar. Hier steigen viele Lösungen schon aus, bzw. müssen mühevoll und teuer angepasst werden. Der Platzhirsch unter den Anbietern solcher Komplettlösungen ist zweifelsfrei Salesforce. Ich habe mir also einen Account angelegt und mich in die Lösung reingegraben. Also leicht macht es Salesforce dem Neueinsteiger nicht, klar kann man alles anpassen, die Dokumentation hierzu ist dünn, und nicht jedes Unternehmen hat eine eigene IT-Abteilung im Haus, die diese Anpassungen mal eben so durchführen kann. Der Vertrieb von Salesforce war bemüht, aber es war schnell klar, dass das getestete Produkt, die Sales Cloud Group Edition bei weitem nicht das abdecken konnte, was ich mir vorstellte. Frustrierend, wenn man sich im Helpdesk durchgehangelt hat, eine Anleitung findet und dann lesen muss, dass Deine Version das aber nicht kann. Und – Salesforce weiß sich zu verkaufen, braucht einen Jahresvertrag mit Vorauskasse. Da überlegt man sich jede Lizenz.

„Das muss einfacher gehen“, sagte ich mir und suchte weiter. Irgendwie schien es keine deutschen Anbieter zu geben, die für KMU eine leicht verständliche, selbsterklärende und moderne CRM-Software im Programm hatte.

Irgendwie schien es keine deutschen Anbieter zu geben, die für KMU eine leicht verständliche, selbsterklärende und moderne CRM-Software im Programm hatte. Mein Eindruck war ganz oft der eines schwerfälligen mächtigen Dinosauriers mit einer Benutzeroberfläche, die so altbacken war, dass man sich mit einem Zeitsprung in die Vergangenheit katapultiert fühlte.

Einfach Testzugänge – Fehlanzeige, eine transparente Kostenübersicht – ebenso Fehlanzeige. Sind die Lösungen so komplex, dass sie ohne ein Systemhaus oder eine dreiwöchige Schulung nicht zu bewerkstelligen sind oder wo liegt das Problem? Ich mag es flexibel und modular. Registrieren und loslegen.

So bin ich bei Zoho – auch eine amerikanische Lösung – gelandet. Schon irgendwie eingedeutscht, aber auch nicht das, was ich suchte. Für meinen Geschmack zu viele Einzelmodule, die nicht richtig miteinander kommunizierten. Schließlich listete Google mir Bitrix24 auf. Eine Lösung aus russischem Haus. Frische Website, alle Infos parat, registrieren und loslegen. Ja, so mag ich das. Die Lösung hat mich überzeugt, der Suitecharakter vereinte die gängigsten Tools unter einem Dach, Datenaustausch einfach und schnell, Projektmanagement, Datenmanagement und auch Vertriebssteuerung, alles zusammen in einer Lösung. Ein übersichtliches Dashboard, Mitarbeiterchat wie bei Facebook&Co., ein Wiki und E-Mail-Grabbing inklusive Zuordnung zu den Kontakten bzw. Projekten. Was wollte ich mehr? Am Abbilden der gesamten E-Mail-Korrespondenz ist es letztendlich gescheitert. Denn leider lässt sich die Abruffunktion nur für eine E-Mail-Adresse einrichten. Damit kann aus meiner Sicht solch eine Lösung nur in solchen Unternehmen eingesetzt werden, die mit einer einzigen zentralen E-Mail-Adresse arbeiten. Aber mal ehrlich, wer macht das? Unternehmen mit Sammel-E-Mail-Adressen? Wohl eher nicht. Und so habe ich mich zähneknirschend wieder auf die Suche gemacht, obwohl mir Bitrix24 echt gut gefallen hat. Laut meiner Rückfrage beim Anbieter ist es derzeit nicht geplant und nicht möglich, diesen Bereich zu erweitern. Schade, aber nix zu machen.

Und dann gibt es sie doch: eine Lösung aus Deutschland

Wieder hat mir Google geholfen und eine Lösung namens Weclapp ausgeworfen. Weclapp was? Nie gehört. Sieht gut aus. Auch hier so wie bei Bitrix24. Kein umständliches Registrieren für die Einrichtung eines Testzugangs. Kein Verschweigen der Lizenzgebühren, kein langatmiges Beratungsgespräch am Telefon, nur um eben mal eine Lösung auszuprobieren. Anmelden und loslegen. Klares Preismodell auf der Website abgebildet. 30 Tage Testphase, danach muss man sich entscheiden, ob man die Lösung kostenpflichtig einsetzen will oder nicht. Was soll ich sagen? Wir haben die Lösung im Einsatz. Sicherlich muss man Abstriche bei Komplettlösungen machen. Aber mal ehrlich, wenn ich auf Knopfdruck die komplette Kundenkorrespondenz via E-Mail aufrufen kann, sehe, wann der Kunde in welchem Projekt eingebunden war, eine Vertriebspipeline pflegen kann, Zugriff über Smartphone & Co. auf meine Kundendaten habe, ein Rechnungs- und Angebotswesen integriert ist, Kampagnen und Newsletterversand möglich sind, dann nehme ich diese Abstriche gerne in Kauf. Der Support war in der Einrichtungsphase kaum nötig, da der Helpdesk viel abdeckt. Was Weclapp allerdings nicht kann, ist das Einbetten von externen Nutzern, ohne gleich eine Lizenz kaufen zu müssen. Die Mitarbeiterverwaltung ist mager, es können nicht einmal soziale Profile hinterlegt werden. Da herrscht also definitiv Nachbesserungsbedarf.

Auf Trello verzichte ich trotzdem nicht, als To-Do-Tool ist es für mich weiterhin unschlagbar.