Ich freue mich immer, wenn ich Unternehmen dafür gewinnen kann, ihren relevanten Inhalten ein Gesicht zu geben. Und es macht mir Spaß, ihre mit meinen Ideen zu vereinen und umzusetzen. Und doch kommt es vor, dass sich Projekte länger als nötig hinziehen, verschleppen oder ich den vereinbarten Preis nicht halten kann, weil das benötigte Material nicht oder in anderer Form geliefert wird. Diese Tipps sollen Ihnen helfen, die Zusammenarbeit mit Dienstleistern wir mir zu optimieren.
So können Sie zu einem optimalen Ablauf beitragen:
Halten Sie Login- oder Zugangsdaten zu Ihrem Webhoster bereit
Um ein Internetprojekt umzusetzen, also um Ihre Website zu bauen, benötigt Ihr Dienstleister einen Zugang zum Kundenbereich Ihres Webhosters. Dort kann er eine Datenbank einrichten, sich einen ftp-Zugang anlegen und, falls erforderlich, e-Mail-Adressen anlegen. Sollten Sie die Zugangsdaten nicht mehr vorliegen haben, müssen wir Dienstleister neue Passwörter anfordern oder einrichten. Das alles geht aus Sicherheitsgründen natürlich nur über Ihre Anschrift (per Post) oder Ihre e-Mail-Adresse und kostet Zeit und Aufwand, der berechnet werden muss.
Deshalb ganz wichtig: Archivieren Sie Ihre Zugangsdaten an einem zentralen Platz, um bei Bedarf immer Zugriff darauf zu haben.
Liefern Sie Texte und Bilder immer in digitaler Form
Tägliche Praxis sind auch im digitalen Zeitalter leider immer noch Faxe oder handschriftlich verfasste Texte. Das mag für Sie eventuell bequemer sein. Für uns Dienstleister bedeutet es, dass alles nochmal abgetippt werden muss und, dass sich je nach Handschrift, Fehler einschleichen, Rückfragen gemacht werden müssen. Ebenso verhält es sich mit Fotos oder Grafiken, die eingescannt werden sollen. Die Qualität eines Scans oder einer abfotografierten Grafik wird in den wenigsten Fällen ausreichen, der Scanvorgang nimmt Zeit in Anspruch, die berechnet werden muss.
Meine Anregung: Im Zeitalter der Digitalisierung sollten handschriftliche Notizen oder Faxe nur in Ausnahmefällen Platz finden. Einmal erfasst und zentral abgelegt, kann man Unternehmensprofile oder Leistungsbeschreibungen immer wieder verwenden.
Stellen Sie Bilder in guter Qualität zur Verfügung
Vielleicht haben Sie ja einen Fotografen beauftragt, aussagefähige Produkt- oder Unternehmensfotos zu erstellen. Herzlichen Glückwunsch, dann passt alles. Nicht ausreichend sind Fotos, die niedrig aufgelöst (unter 960 Pixeln Breite), unscharf, falsch belichtet oder veraltet sind. Ebensowenig kann ich Fotos verwenden, die Sie im Internet „gefunden“ haben, oder die ohne Erlaubnis von Zulieferern, Konkurrenten oder Bilddatenbanken stammen. Bilderklau kann teuer werden.
Denken Sie daran: Sie werden immer mit Ihren Mitbewerbern verglichen. Und da sollten schlechte Bilder nicht das Zünglein an der Waage sein, oder?
Sie kennen Ihr Unternehmen am Besten – sagen Sie uns etwas darüber
Kein Dienstleister kann Ihr Unternehmen so gut kennen, wie Sie selbst. Wenn er Sie bittet, Informationen darüber zu liefern, dann dient dies dem Zweck, Sie so zu darzustellen, wie Sie sind bzw. wahrgenommen werden möchten. Dazu braucht er ein paar Informationen, aber wenn Sie die nicht haben, wo soll er sie dann hernehmen? Hilfreich sind immer Anregungen, was Ihnen gefällt, Links zu Webseiten, die Ihnen gefallen oder die Ihren Geschmack überhaupt nicht treffen.
Mein Wunsch: Je umfangreicher ich mir ein Bild machen kann, umso sicherer können Sie sein, dass Sie sich später wiedererkennen. Sonst bleibt mir nur eine neutrale Beschreibung ohne dem, was Sie ausmacht. Das wollen Sie nicht wirklich, oder?
Ihr Firmenlogo – mehr als ein „nettes Bildchen“
Bitte stellen Sie Ihr Firmenlogo in einem vektorisierten Format zur Verfügung. Das bedeutet, dass das Logo ohne Verluste vergrößert und immer scharf dargestellt wird. Wenn es bereits in cymk, also in Druckfarben angelegt wurde, gibt es keine bösen Überraschungen beim Druck, wenn die Separation nachträglich vorgenommen wird. Gerade für Messe- oder Fahrzeugbeschriftungen sind manchmal extreme Vergrößerungen notwenig. Ein Logo, das nur für’s Internet angelegt wurde, oder was selbst in einem Office-Programm erstellt wurde, erfüllt in der Regel nicht die Vorraussetzungen für ein optimales Druckergebnis. Ich erstelle für Sie gerne ein drucktaugliches Firmenlogo.
Meine Empfehlung: Beauftragen Sie für die Erstellung Ihres Firmenlogos immer einen Fachmann oder eine Fachfrau.
Geben Sie Ihrem Dienstleister die vereinbarte Zeit
Den letzten beißen die Hunde … So fühlen wir Dienstleister uns manchmal. Erst müssen wir wochenlang Unterlagen anmahnen, ohne dass etwas passiert. Dann kommen diese endlich und jetzt kommt der Termindruck. Besprochene Zeitfenster sollten eingehalten werden – natürlich von beiden Seiten.
Und deshalb bitte ich Sie: Wenn Ihnen etwas beim Abgabetermin dazwischen kommt, informieren Sie uns einfach rechtzeitig darüber, damit wir Termine schieben und neu einplanen können.
Probieren Sie angebotene Collaboration-Tools einfach mal aus
Um eine reibungslose Projektübersicht zu garantieren, arbeiten Dienstleister mit unterschiedlichen Werkzeugen. Vielleicht haben Sie den Einsatz von solchen Tools bisher nicht gebraucht oder auch bewußt verweigert. Wir setzen solche „Helferlein“ nicht unbedingt ein, weil wir so gerne herumexperimentieren, sondern um Prozesse transparent abbilden zu können oder weil wir auf klassischen Kommunikationswegen zu viel Reibungsverluste kennengelernt haben. Falls ich Sie jetzt neugierig gemacht habe, welche Tools ich so verwende: in meinen Blogbeiträgen schreibe ich regelmäßig darüber. Und vielleicht kann ich Sie ja vom Nutzen der ein oder anderen Lösung sogar überzeugen.
Mein Fazit: Kommunikation und Transparenz vereinfachen die Zusammenarbeit ungemein. Optimal aufbereitete digitale Unterlagen sparen mir Zeit und Ihnen damit Kosten. Der Einsatz von Werkzeugen, die Absprachen oder Änderungen nachvollziehbar dokumentieren, geben jederzeit Einblick in den Fortschrittsprozess.
